Software-Entwicklung für RIECO DRUCK + DATEN GmbH & Co. KG
Wie InnoPost® zur performanten Plattform für Digitalisierung von Unternehmenspost wurde
„Das Team hat sich sehr schnell in unsere Abläufe und Prozesse hineingedacht. Wir hatten das Gefühl, dass unsere Anforderungen fachlich und aus Nutzersicht wirklich verstanden wurden. Das Ergebnis ist eine hochperformante Plattform, die unser Produkt- und Serviceportfolio perfekt zukunftssicher aufstellt.“ – Daniela Pätschke (Product Owner, RIECO DRUCK + DATEN GmbH & Co. KG)
Branche
Druck- und Datendienstleistungen
Dauer
1,5 Jahre
Teamgröße
4 Spezialisten
Technologie
Diverse
Projekt Kurzbeschreibung
RIECO hatte mit InnoPost® bereits vor Jahren einen zentralen Service für postalische Kommunikation etabliert. Über die InnoPost® können Unternehmen, Behörden und Organisationen ihre Druckaufträge – von Mailings und Tagespost samt Beilagen, bis hin zu Serienbriefen und Postzustellungsaufträgen – bequem digital übermitteln. RIECO übernimmt anschließend in der hauseigenen Sicherheitsdruckerei den Druck, das Kuvertieren, sowie Frankieren und gibt die Briefe anschließend direkt in den Versand.
Das bestehende System war jedoch bereits in die Jahre gekommen – ein typisches Legacy-System-Problem: Langsame Ladezeiten, eine veraltete Oberfläche, hohe laufende Kosten und die Abhängigkeit vom bisherigen Softwareanbieter bremsten die Weiterentwicklung eines geschäftskritischen Service-Bausteins. Eine zeitgemäßere Lösung musste her, doch für RIECO ging es nicht nur um eine technische Modernisierung, sondern um mehr Kontrolle, mehr Unabhängigkeit und eine klare Differenzierung im Markt.
Mit der Neuentwicklung entstand eine eigene, moderne Plattform, die InnoPost® stabiler, nutzerfreundlicher und zukunftsfähiger macht. Die Software verarbeitet Druckaufträge aus nahezu jeder PC-Anwendung, erkennt Dokumentvorlagen, liest relevante Informationen aus, unterstützt Freigabeprozesse und bereitet Sendungen sauber für Druck und Versand vor.
Ergebnisse im Überblick:
- Mehr Unabhängigkeit: Eigene Plattform statt Anbieterabhängigkeit bei einem zentralen Service
- Bessere Performance: Spürbar schnellere und flüssigere Nutzung
- Höhere Stabilität: Weniger Fehleranfälligkeiten bei der Verarbeitung von Unternehmenspost
- Moderne und einheitliche UX: Aufgeräumte Oberfläche, klare Hinweise und bessere Nutzerführung
- Zukunftsfähige Basis: Erweiterbare Architektur für zusätzliche Funktionen und Freigabeprozesse
Projektüberblick InnoPost® Softwareentwicklung:
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Kunde |
RIECO DRUCK + DATEN GmbH & Co. KG |
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Branche |
Druck- und Daten-Dienstleistungen, Hybridpost |
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Projektart |
Individuelle Softwareentwicklung, Plattformmodernisierung, Webportal und Desktop-Client |
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Zeitraum |
Ende 2024 bis Mitte 2026 |
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Vorgehen |
Kennenlernen, Workshop, agile Entwicklung in 2- bis 3-Wochen-Sprints, Abschluss-Testing, Launch |
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Projektteam |
1 Senior Entwickler, 2 Entwickler, 1 Projektmanager |
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Kundenseitige Rollen |
Product Owner, technischer IT-Leiter |
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Tech-Stack |
Angular, NestJS, TypeScript, Electron, Supabase, Keycloak, Terraform, etc. |
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Status |
Software ausgerollt, internes Testing, erste Kunden werden ge-onboarded |
Über RIECO und InnoPost®:
RIECO ist ein Druck- und Daten-Dienstleister, welcher mit dem Geschäftsbereich InnoPost® Unternehmen und Organisationen bei der professionellen Verarbeitung von Ausgangspost und bei der Digitalisierung von internen Prozessen unterstützt. Mit InnoPost® bietet RIECO einen Service, über den die Abwicklung von Geschäftspost digital beauftragt und anschließend physisch produziert und versendet werden kann.
Für Kunden bedeutet das: Sie müssen ihre Briefe nicht mehr selbst drucken, kuvertieren, frankieren und verschicken. Stattdessen können sie ihre Dokumente direkt und bequem aus bestehenden Anwendungen wie Word, CRM- oder ERP-Systemen an InnoPost® übergeben. RIECO übernimmt anschließend die weitere Verarbeitung bis zur versandfertigen Sendung.
Besonders relevant ist das für Organisationen mit regelmäßigem Postaufkommen, etwa Behörden, Versorgungs- und Entsorgungsbetriebe, Industrieunternehmen, mittelständische Betriebe, Verbände, Vereine, Kammern, Finanzdienstleistern, uvm. Sie profitieren davon, dass postalische Kommunikation weiterhin zuverlässig physisch zugestellt werden kann, der operative Aufwand und die Kosten im eigenen Haus aber deutlich sinken.
Die Ausgangslage: eine zentrale Servicelösung, die den weiteren Ausbau der Dienstleistung einschränkte
InnoPost® war bereits vor der Neuentwicklung ein wichtiger Teil des eigenen Dienstleistungsportfolios für die RIECO. Zuletzt wurde jedoch immer deutlicher, dass das bisherige System nicht mehr zu den Anforderungen passte, welche RIECO an einen modernen, skalierbaren und differenzierenden digitalen Service stellt.
Die Anwendung war über die Jahre langsamer geworden, wirkte in der Bedienung veraltet und war im Alltag nicht mehr zuverlässig genug. Das sollte sowohl für die Kunden als auch für die eigenen Mitarbeiter verbessert werden. Hinzu kamen laufende Kosten für den Software-Portalanbieter. Für einen Service, der wachsen und langfristig weiterentwickelt werden soll, musste eine bessere Grundlage her.
Außerdem wichtig: der strategische Aspekt. Wenn ein zentraler Service auf einer Standardlösung basiert, die auch andere Marktteilnehmer nutzen können, entsteht wenig Differenzierung. RIECO wollte mehr. Mehr eigene Gestaltungsmöglichkeiten, mehr Unabhängigkeit vom bisherigen Anbieter und eine Plattform, die gezielt auf die eigenen Prozesse und Kundenanforderungen ausgerichtet ist.
Die wichtigsten Herausforderungen auf einen Blick:
- Langsame Ladezeiten und inperformante Nutzung
- Veraltete Oberfläche und eingeschränkte Nutzerführung
- Unzuverlässigkeit im laufenden Betrieb und damit einhergehender Imageschaden
- Abhängigkeit vom bisherigen Anbieter
- Langsame Bearbeitung von Reklamationen
- Begrenzte Differenzierung gegenüber Wettbewerbern
- Bedarf nach einer modernen, stabilen und erweiterbaren Plattform
Die Herausforderung: Komplexe postalische Prozesse einfache nutzbar machen
Auf den ersten Blick klingt der Prozess simpel: Ein Nutzer erstellt ein Dokument, übergibt es an InnoPost® und RIECO übernimmt Druck und Versand. In der Praxis steckt jedoch eine anspruchsvolle Prozesslogik dahinter. Warum?
InnoPost® muss erkennen, um welche Art postalischer Kommunikation es sich handelt. Es muss u.a. verstehen, wie ein Dokument aufgebaut ist, welche Vorlage passt, wo ein einzelner Brief beginnt und endet, welche Informationen ausgelesen werden müssen und ob bestimmte Sendungen aus einem Auftrag ausgeschlossen werden sollen.
Typisches Beispiel: Serienbrief. Ein Unternehmen erstellt ein umfangreiches Dokument mit vielen einzelnen Empfängerbriefen. Jeder Empfänger erhält einen eigenen Brief, häufig mit individueller Anschrift, individuellen Inhalten und möglicherweise zusätzlichen Anlagen. Die Software muss dieses Sammeldokument analysieren, in einzelne Sendungen zerlegen und alle relevanten Informationen verarbeiten, sodass RIECO den Auftrag sauber produzieren kann.
Genau hier liegt die eigentliche Komplexität: Was für den Anwender maximal einfach und komfortabel wirkt, muss im Hintergrund über Vorlagenlogik, Identifizierungspunkte, Feldextraktion, Freigabeprozesse und Druckvorbereitung zuverlässig gesteuert werden.
Markt- und Wettbewerbskontext: Warum individuelle Software hier zum strategischen Vorteil wird
Viele Unternehmen starten mit Standardsoftware, wenn sie digitale Prozesse aufbauen oder bestehende Services modernisieren. Das kann sinnvoll sein, solange die Anforderungen überschaubar sind und der Prozess keinen wesentlichen Differenzierungsfaktor darstellt.
Anders sieht es aus, wenn eine Lösung einen geschäftskritischen Service trägt. Dann geht es nicht mehr nur darum, eine vorhandene Funktionalität abzubilden. Es geht darum, wie schnell ein Unternehmen auf neue Anforderungen reagieren kann, wie stark es von einem Anbieter abhängig ist, welche Kosten mit Wachstum entstehen und ob die Software das eigene Leistungsversprechen sichtbar verbessert.
Für RIECO war der zukünftige Weg daher klar: ein Umstieg auf eine individuelle Software war langfristig die bessere Wahl. Eine Individualsoftware schafft mehr Kontrolle über den Betrieb und die Weiterentwicklung, reduziert die Abhängigkeit vom bisherigen System und ermöglicht Funktionen, die präzise auf die eigenen Prozesse und die eigene Zielgruppe zugeschnitten sind.
Die Lösung: eine eigene Plattform für digitale Druck- und Versandprozesse
Gemeinsam mit RIECO entstand eine neue InnoPost®-Plattform, die als Webportal und als Desktop-Version genutzt werden kann. Kunden können dadurch je nach Arbeitsweise entscheiden, ob sie direkt im Browser oder über eine Desktop-Anwendung arbeiten möchten.
Die Desktop-Version basiert auf Electron und macht die Anwendung plattformübergreifend unter Windows, macOS und Linux nutzbar. Gerade weil RIECO überwiegend Windows-Nutzer bedient, perspektivisch aber auch Mac- und Linux-Nutzer unterstützen möchte, war diese Plattformfähigkeit ein wichtiger Baustein der Planung.
Im Frontend wurde die Anwendung mit Angular umgesetzt. Im Backend kommt Supabase als Backend-as-a-Service zum Einsatz, unter anderem um Entwicklungsgeschwindigkeit zu erhöhen und Betriebskomplexität zu reduzieren. Für Authentifizierung und Nutzerverwaltung wurden Supabase und Keycloak eingebunden. Die Infrastruktur wird mit Terraform bereitgestellt.
Das Ergebnis ist eine eigene Plattform, die nicht auf generische Abläufe beschränkt ist, sondern die fachlichen Besonderheiten von InnoPost® gezielt abbildet.
Strategie und Herangehensweise
Ein entscheidender Erfolgsfaktor lag darin, die fachliche Logik hinter InnoPost® früh sauber zu verstehen. Denn Hybridpost besteht nicht nur aus Dokumentenupload und Druck. Es geht um Vorlagen, Empfängerlogiken, Freigaben, Rollen, Druckdaten, Kuvertierung, Frankierung, Abrechnung und Zustellung.
Das Projekt startete deshalb mit einem Kennenlernen und einem Workshop. Gemeinsam mit dem Product Owner und dem technischen IT-Leiter von RIECO wurden Anforderungen geschärft, Prozesse analysiert und technische Entscheidungen vorbereitet.
Das Team hat sich sehr schnell in unsere Abläufe und Prozesse hineingedacht. Wir hatten das Gefühl, dass unsere Anforderungen fachlich und aus Nutzersicht wirklich verstanden wurden. Das Ergebnis ist eine hochperformante Plattform, die unser Produkt- und Serviceportfolio perfekt zukunftssicher aufstellt.
Die Zusammenarbeit war bewusst eng angelegt. RIECO war nicht nur Auftraggeber, sondern aktiver Teil des Projektteams. Fachliche Fragen konnten schnell geklärt, Prioritäten gemeinsam bewertet und technische Vorschläge direkt mit der Realität des Geschäftsmodells abgeglichen werden.
Umsetzung des Softwareprojektes – über die Entwicklung
Die neue Plattform wurde agil in 2- bis 3-Wochen-Sprints entwickelt. Das Projektteam bestand aus einem Senior Entwickler, zwei Entwicklern und einem Projektmanager. Kundenseitig waren insbesondere der technische IT-Leiter und die Product Ownerin eng eingebunden.
Ein besonderer Schwerpunkt lag auf der Nutzerführung. Gemeinsam mit x-roots Schwesterfirma, der UX/UI-Agentur KNGURU Studios, wurde die Oberfläche modernisiert, aufgeräumt und stärker an den tatsächlichen Arbeitsabläufen ausgerichtet. Redundanzen wurden reduziert, Hinweise und Fehlermeldungen klarer gestaltet und die Bedienung insgesamt deutlich einfacher gemacht.
Parallel dazu wurde die technische Grundlage neu aufgebaut. Dazu gehörten die Webanwendung, die Desktop-Version, das Rollenmodell, Authentifizierung, Infrastruktur und die Logik für Druckaufträge, Vorlagen, Freigaben und Dokumentanalyse.
Eine der größten technischen Herausforderungen lag im Bereich der Druckertreiber. RIECO wollte Kunden nicht nur unter Windows, sondern perspektivisch auch unter macOS und Linux bedienen. Dafür musste geprüft und umgesetzt werden, wie sich Standardtreiber nutzen, anpassen und in den neuen Prozess integrieren lassen.
Die Kernfunktionen von InnoPost®
Die neue InnoPost®-Plattform bildet den Prozess von der digitalen Übergabe eines Dokuments bis zur Vorbereitung für Produktion und Versand von Briefsendungen ab.
Druckaufträge aus beliebigen Anwendungen
Nutzer können Dokumente aus Anwendungen wie Word, CRM- oder ERP-Systemen an InnoPost® übergeben. Dadurch muss die bestehende Arbeitsumgebung nicht grundlegend verändert werden.
Webportal oder Desktop-Version
Kunden können je nach Präferenz im Webportal oder mit der Desktop-Version arbeiten. Die Desktop-Anwendung macht die Webapplikation plattformübergreifend nutzbar und ist die Voraussetzung dafür, dass Druckjobs direkt aus den Kundenanwendungen übernommen werden können.
Intelligente Vorlagenlogik
Das System erkennt anhand hinterlegter Vorlagen, um welchen Brieftyp es sich handelt und wie das Dokument verarbeitet werden muss.
Clevere Dokumentanalyse
InnoPost® analysiert Aufbau, Empfänger, Seitenlogik und relevante Inhalte. So können auch umfangreiche Sammeldokumente verarbeitet werden.
Feld- und Adressvalidierung
Erkannte Adressen und definierte Felder können extrahiert, geprüft und für die weitere Verarbeitung genutzt werden.
Ausschlusslogik
Einzelne Briefe können anhand definierter Kriterien vom Druck ausgeschlossen werden.
Anhänge und Zusatzdokumente
Zusätzliche Dokumente können hinzugefügt und automatisch jedem Brief eines Auftrags beigefügt werden.
Freigabeprozesse und Vier-Augen-Prinzip
Druckaufträge können automatisch freigegeben oder gezielt in einen manuellen Freigabeprozess überführt werden, wenn eine zusätzliche Prüfung erforderlich ist.
Rollenmodell
Kundennutzer, Kunden- und RIECO-Admins erhalten jeweils passende Rechte und Funktionen. So können Sachbearbeiter Aufträge erstellen, Kundenadmins Nutzer und Gruppen verwalten und RIECO-Admins Kunden, Aufträge und Statistiken überblicken.
Zusammenarbeit: Ein Projektteam auf Augenhöhe
Neben der technischen Umsetzung war die Zusammenarbeit ein zentraler Bestandteil des Projekterfolgs. InnoPost® beinhaltet keine Standardprozesse, die ein Entwicklungsteam ohne fachliches Verständnis einfach nachbauen kann. Die Lösung musste aus den realen Abläufen von RIECO heraus gedacht werden.
Genau hier entstand ein enger Austausch zwischen RIECO und dem Entwicklungsteam. Anforderungen wurden nicht nur aufgenommen, sondern hinterfragt, eingeordnet und gemeinsam weiterentwickelt. Das Team arbeitete sich schnell in die Besonderheiten von InnoPost® ein und brachte eigene technische Vorschläge ein, die zu den Prozessen von RIECO passten.
Uns war wichtig, nicht einfach nur Anforderungen abzugeben und am Ende eine fertige Software zu bekommen. Das Team hat fachlich mitgedacht, gute technische Vorschläge eingebracht und immer wieder Lösungen gefunden, die zu unseren Prozessen passen. Das war für uns ein echter Mehrwert.
Ergebnisse und Wirkung: Mehr Kontrolle über einen zentralen Service
Mit der neuen InnoPost®-Plattform verfügt RIECO über eine eigene technische Grundlage für einen ihrer zentralen Service-Bausteine. Keine Abhängigkeit mehr vom bisherigen Anbieter, eine modernisierte Nutzerführung und eine deutlich bessere Performance-Ebene.
Für die internen Teams von RIECO entsteht ebenso ein klarer Mehrwert: saubere Oberfläche, nachvollziehbarere Workflows und direkte Informationen, welche die Nutzung der Software noch effizienter gestalten. Gleichzeitig profitieren Bestandskunden von einer moderneren Plattform, die bestehende Prozesse zuverlässiger und komfortabler abbildet.
Im Mittelpunkt stehen Stabilität, Unabhängigkeit und die strategische Weiterentwicklungsfähigkeit der Plattform.
| Vorher | Nachher |
|---|---|
| Standard-/bestehendes System mit begrenzter Differenzierung | Eigene Plattform als strategischer Service-Baustein |
| Unzeitgemäße Oberfläche | Moderne, aufgeräumte UI |
| Langsame Ladezeiten | Spürbar flüssigere Nutzung |
| Anbieterabhängigkeit | Mehr Kontrolle über Weiterentwicklung und Betrieb |
| Begrenzter Gestaltungsspielraum | Erweiterbare Architektur für neue Funktionen |
| Nicht immer nachvollziehbare Prozesse | Stabilere Verarbeitung und klarere Workflows |
InnoPost® war für uns ein echtes Leuchtturmprojekt. Der Kunde war nicht nur Auftraggeber, sondern wirklich Teil des Teams. Die Zusammenarbeit war offen, vertrauensvoll und sehr lösungsorientiert – und trotz erweitertem Funktionsumfang sind wir im geschätzten Budget geblieben. Genau solche Projekte wünscht man sich häufiger.
Key Takeaways aus dem InnoPost®-Projekt
Die Modernisierung von InnoPost® zeigt, wann individuelle Softwareentwicklung strategisch besonders wertvoll wird: Wenn ein bestehendes System nicht nur intern genutzt wird, sondern einen zentralen Service für Kunden trägt.
Für RIECO war die Ablösung des vorhandenen Systems deshalb mehr als ein technisches Update. Die neue Plattform reduziert Abhängigkeiten, verbessert die Nutzererfahrung und schafft mehr Spielraum für die Weiterentwicklung eines bestehenden Geschäftsmodells.
Die wichtigsten Erkenntnisse:
- Eine moderne Architektur schafft die Grundlage für weitere Funktionen, bessere Skalierbarkeit und langfristige Weiterentwicklung.
- Individuelle Software kann ein entscheidender Wettbewerbsvorteil sein, wenn sie einen geschäftskritischen Service trägt.
- Die Ablösung eines Legacy-Systems schafft nicht nur technische Verbesserungen, sondern auch mehr unternehmerische Kontrolle.
- Gute Nutzerführung ist bei komplexen Prozessen entscheidend, damit eine Software im Alltag wirklich angenommen wird.
- Eine enge Zusammenarbeit zwischen Kunde, Product Owner, technischem IT-Leiter und Entwicklungsteam beschleunigt die fachliche Schärfung.
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